Verilənlər bazası nədir ?

�Məlumatların müəyyən bir məqsədə istiqamətli olaraq təşkil edilərək bir araya gətirilmiş formasıdır.

Sistemin imkanları köməyiylə məlumatlar sorğulana bilər, süzülə bilər, sıralana bilər, işlənə bilər, istifadəçi axtar/ara yüzü təşkil edilə bilər, hesabatlar hazırlana bilər və xeyli çox əməliyyat yerinə gətirilə bilər.

Məlumatı kompüterdə depolamaq

Bəzi siyahılar kompüterdə depolandığında daha rahat olarlar. Bir siyahını kompüterdə anbarlarsınızsa, bununla birlikdə ona müraciət etməkdən daha çoxunu edə bilərsiniz. Məsələn, evinizdəki hər telefonun yanına qoymaq üçün, sizin üçün çox əhəmiyyətli olan kəslərin telefon nömrələrinin siyahısını çıxara bilər, qeyd etmə kartları üçün məktubla göndərmə etiketlərini yazdıra bilər və bunlar kimi xeyli çox şeyi daha edə bilərsiniz.

MS Access

Access-in menyu və vasitə çubuqları digər Office proqramlarından fərqli deyil. Yalnız Access fayllarının məlumat-döşəməs(n)i faylı olmasının nəticəs(n)i fərqli bir neçə menyu maddəsi görə bilərsiniz. Buna qarşılıq proqramın iş sahəs(n)i digər proqramlardan olduqca fərqlidir.

Access , bütün Windows 95/98 proqramları kimi müxtəlif yollarla başladıla bilər. Masaüstündə Access simvolu varsa, bu simvolu iki dəfə basaraq proqramı aça biləcəyiniz kimi, Başlat menyusundan Proqramları və açılacaq siyahıda Microsoft Accessi seçə bilərsiniz.

Office , Başlat menyusuna Yeni Ofis Sənədi və Ofis Sənədi Aç maddələrini də qoyar. Bu maddələri istifadə edərək Ofis ailəsinə aid hər hansı bir proqramı işlədə bilərsiniz. Təbii, Accessin meydana gətirdiyi (davamı ".mdb" olan) hər hansı bir faylı iki dəfə basaraq da Accessi başlatmanız mümkündür. Access də bütün Windows proqramları kimi öz pəncərəsində açılar və bu pəncərəni istədiyiniz kimi böyüdə bilər, kiçildə bilər, simvol vəziyyətinə gətirə bilər və ya bütün ekranı qablada bilərsiniz.

ACCESSin əsas interfeysi

Bir məlumat cədvəli, Accessdə müxtəlif görünüşlərə sahib ola bilər, və ya başqa bir deyişlə verilənlər bazasınızı fərqli formalarda göstərə bilərsiniz. Accessdə cədvəlləriniz ümumiyyətlə verilənlər bazası görünüşdə ol/tapılar; bununla birlikdə cədvəllər forma görünüşündə də işlənə bilər, doldurula bilər, təşkil edilə bilər.

Verilənlər bazası görümünde, bir Access cədvəli ilə sözgəlişi bir Excel cədvəlinin fərqini ayırt etmək çətindir. Bu görünüşdə cədvəlin çərçivəsinin üst kənarında adı yazılı olar; bunun dərhal altında isə cədvəldəki alan/sahə adlarının ol/tapıldığı başlıq hissəs(n)i vardır. Qeydlər isə cədvəlin sətirləri olaraq sıralanar. Cədvəlin sağ və alt kənarlarında sürüşdürmə çubuqları ol/tapılar. Cədvəlin alt çərçivəsinin son küncündə Gəzişmə Düymələri iştirak edər. Bu düymələri istifadə edərək cədvəldəki qeydlər arasında gedib gələ bilərsiniz. Ən soldakı düymə ilə ən başa, ən sağdakı ikinci düymə ilə də ən sona xərcsiniz. Üzərində ulduz ol/tapılan sağdakı düymə isə sizə yeni bir qeyd girməniz üçün boş sətir açar. Ayrıca buradakı qutuya istədiyiniz qeydin sıra nömrəsini yazaraq, düz o qeydə getməniz mümkündür.

Access �qurulduğu sırada kompüterinizə nümunə bəzi verilənlər bazaları və hətta istifadə edilməyə hazır məlumat-istiqamətləndirməli iki Access-uygulaması qurar. (contacts.mdb və addrbk.mdb) Bu nümunə verilənlər bazalarını açdığınızda böyük bir ehtimalla, birinci sütunun solunda içində müsbət (+) işarəs(n)i olan bir sütun görəcəksiniz. Bu, o qeydin başqa cədvəllərlə əlaqələndirilmiş olduğunu göstərər. Access verilənlər bazasını, cədvəl olaraq göstərilə bildiyi kimi, Forma olaraq da göstərilə bilər.

Access , məlumat cədvəllərinizi al/götürərək, forma formasına gətirə bilər və ya bunu sizə buraxa bilər. Accessin avtomatik meydana gətirdiyi cədvəlləri sonradan yenidən şəkilləndirə bilərik. Bir cədvəlinə hansı sahələr və bu sahələrin qarşısında nə dəyərlər varsa, formada da onlar ol/tapılar. Formalarda da gəzişmə düymələri iştirak edər. Accessin bir başqa məlumat göstərmə formas(n)ı isə sorğulama nəticəs(n)i ortaya çıxar. Sorğu (query) verilənlər bazası faylındakı cədvəl və ya cədvəllərdən seçmə etmək deməkdir. Seçmə əməliyyatı üçün ölçütleri (meyarları) "Bu cədvəldən bu sahələri al/götür!" deyə mütləq şəkildə siz ifadə edə biləcəyiniz kimi, "Bu sahədəki dəyər bu isə, bundan aşağı isə, bundan yuxarı isə, və ya bu deyilsə.." şəklində "mantıksal" olaraq da təyin edə bilərsiniz. Access , bu ölçütlere uyğun gələn qeydləri seçərək bir "sorğu nəticəs(n)i" meydana gətirər; bu nəticə verilənlər bazası faylına cədvəl olaraq yazıla bilər; və ya yalnız siz sorğunu işlətdiyiniz sırada ortaya çıxar; sorğu əməliyyatı bitincə yox olar.

Qeyd:

Access , digər Ofis �proqramları kimi, Mousenin sağ düyməsinə müxtəlif funksiyalar yüklər. Mousenin sağ düyməsi, üzərində sağ-basdığınız obyektin tələb etdiyi bir yerli menyu açılmasını təmin edər. Bu menyular arasındakı fərqi görə bilmək üçün verilənlər bazası pəncərəsində fərqli obyektləri sağ-basın.

Menyular

Access in bütün idarə ünsürləri, əmrləri və dialoq qutuları menyulardan açılar. Bütün Office �proqramları kimi Accessin menyuları da sizin istifadə tərzinizə görə formalanar. Menyu maddələrini basdığınızda açılan siyahılarda əvvəl ən sıx istifadə edilən maddələr iştirak edər. Bir menyu açıldığında hər hansı bir seçki etməz və bir saniyə gözləsəniz, siyahının uzandığını və daha səyrək istifadə edilən maddələrin də göstərildiyini görəcəksiniz. Əgər gözləmək istəmirsinizsə, Mouse işarəçisini düz siyahının, ortasında ucu aşağı baxan/nazir bir ox ol/tapılan alt kənarına sürüyün; siyahı dərhal uzanacaq. İlk açılan maddələr yerinə daha sonra açılan maddələr arasında seçki etsəniz, Access �bu seçiminizi öyrənəcək bir dahaki səfərə bu maddəni ilk açılan siyahıya qoyacaq. Sıx istifadə etdiyiniz maddələr isə siyahıda yuxarı doğru qaldırarlar. Menyu Göstəricisinda iştirak etməsini istədiyiniz bir əmr varsa, bu əmri ayrı bir menyu ünsürü olaraq və ya mövcud menyulardan birinə maddə olaraq əlavə edə bilərsiniz. Vasitələr menyusundan Xüsusiləşdir maddəsini və açılacaq qutuda Əmrlər sekmesini seçin; Əmrlər hissəsindən menyu Göstəricisinda olmasını arzu etdiyiniz əmri Mouse işarəçisiylə tutaraq, menyu Göstəricisinda arzu etdiyiniz yerə buraxın. Bu əmrin mövcud menyulardan birində iştirak etməsini istəyirsinizsə, Mouse işarəçisini menyu başlığın üzərində bir müddət yapış, menyu açıldığında yeni əmri arzu etdiyiniz sıraya buraxın.

Vasitə Göstəricisi

Access in 23 ayrı vasitə Göstəricisi vardır və hamısını açdığınızda ehtimalla məlumat pəncərəsi üçün yer/yeyər qalmayacaq! Ayrıca vasitə çubuqlarındakı işarələri dəyişdirə bilərsiniz. Sözgəlişi, fərz edilən olaraq açılan "Menyu Göstəricisi" adlı vasitə Göstəricisinda iştirak edən bir simvolu heç istifadə etmədiyiniz üçün istəmirsinizsə və ya yeni bir əmri simvol halında çubuğa al/götürmək istəyirsinizsə, Vasitələr menyusundan Xüsusiləşdir maddəsini və açılacaq qutuda Vasitə Çubuqları sekmesini seçin. Qutu açıqkən, vasitə Göstəricisinda istədiyimiz simvolu Mouse işarəçisiylə tutaraq, çubuq xaricində bir yerə buraxın. Vasitə Göstəricisina əlavə etmək istədiyiniz əmr varsa, Xüsusiləşdir qutusu açıqkən, Əmrlər sekmesini seçin; Əmrlər hissəsindən vasitə Göstəricisinda olmasını arzu etdiyiniz əmri Mouse işarəçisiylə tutaraq, vasitə Göstəricisinda arzu etdiyiniz yerə buraxın. Bu surətlə əlavə etdiyiniz yeni simvolun şəkilini dəyişdirmək də əlinizdədir. Hələ meydana gətirdiyiniz simvol seçili ikən, Əmrlər sekmesindeki Seçkis(n)i Dəyişdir düyməsini basaraq və açılacaq menyudan arzu etdiyiniz simvolu seçə bilərsiniz:

Verilənlər bazası Pəncərəsi

Accessdə açıq hər verilənlər bazası üçün bir verilənlər bazası pəncərəsi ol/tapılar. Verilənlər bazası, etdiyiniz işə bağlı olaraq bu pəncərənin içində və ya xaricində ayrı bir pəncərədə göstərilə bilər. Bu "görünüşlər" çox vaxt Verilənlər bazası pəncərəsi içində etdiyiniz seçimlərə bağlıdır. Verilənlər bazası pəncərəsinin ünsürlərini ələ alaq. Verilənlər bazası pəncərəsinin öz menyu Göstəricisi vardır; ancaq bu çubuqdakı ünsürlərlə yalnız aid olduğu verilənlər bazasına bağlı işlər edə bilərsiniz.

Məsələn bu çubuqdakı Aç simvolu, verilənlər bazasının seçilmiş olan obyektini (cədvəlini, formasını, hesabatını, sorğusunu, səhifəsini, sorğusunu və ya rejimilini) açar. Hazırla maddəsiylə, mövcud obyektlərdən birinin dizaynını dəyişdirə bilərsiniz. Yeni maddəsi isə bəzi sehirbazları və ya dizayn görünüşündə yeni cədvəl və hesabat istehsalını hərəkətə keçirəcək maddələr ehtiva edən bir dialoq qutusu açar. Sil simvolu isə seçilmiş obyekti silər.

Verilənlər bazası pəncərəsinin 4 görünüş təyin etmə simvolu isə, verilənlər bazası pəncərəsinin içindəki obyektlərin böyük və ya kiçik simvol halında ya da qısa və ya detallı siyahı olaraq göstərilməsini təmin edər. Yuxarıdakı nümunədə, detalsız siyahı görünüşü var. Detallı siyahıda obyektin adı, tərifi, meydana gətirmə və dəyişdirmə tarixləri ilə növü göstərilər.

�

Vəziyyət Göstəricisi:

MS Access; proqramın işlədilməsinə, verilənlər bazasının vəziyyətinə və etmək istədiyiniz işlərə bağlı mesajlarını sizə pəncərəsinin alt çərçivəsindəki vəziyyət Göstəricisinda bildirər. Accessə bir şey etdirmək istəyirsinizsə və Access bu əmri yerinə yetirmək istəmirsə, ehtimalla səbəbini Vəziyyət Göstəricisinda ifadə edir ola bilər. Bu çubuqdakı məlumatlardan faydalana bilərsiniz.

�

OBYEKTLƏR

Verilənlər bazası deyildiyi zaman ağılımıza ümumiyyətlə yalnız cədvəllər gəlir. Halbuki verilənlər bazası, heç olmasa məlumatlar arasında seçmə etməyi təmin edən sorğu (query) vasitələri də ehtiva etməlidir. Yoxsa verilənlər bazasının bir söz prosessorla meydana gətirəcəyiniz siyahıdan fərqi ola bilməz. Access �verilənlər bazası deyildiyində bir çox obyekti birdən anlar. Bu obyektlər, bir arada, verilənlər bazasını meydana gələrilər.

Access cədvəli, sizin təyin etdiyiniz ədəddə sütun və yenə sizin məlumat girdiyiniz miqdarda sətirdən meydana gələr. Access sizə cədvəllərimizə məlumat girmək və ya bu məlumatları təşkil etmək üçün sorğu, forma, modül və makro adında vasitələr təqdim edər. Cədvəllər və bu vasitələri istifadə edərək meydana gətirəcəyiniz sorğular, formalar, modüller və makrolar, verilənlər bazasınızın obyektləridir. Bir verilənlər bazasında bu obyektlər ol/tapıla bilər: Cədvəllər, Sorğular, Formalar, Hesabatlar, Səhifələr, Makrolar, Modüller.

�

Cədvəllər

�

Məlumatlarınızın içində olduğu siyahılar. Yeni bir verilənlər bazası faylı meydana gətirmək üzrə Access i işlətdiyinizdə açılan boş verilənlər bazası pəncərəsində, cədvəl meydana gətirmək üzrə üç əmr kısayolu və ya vasitə görərsiniz. Bunlar;

DİQQƏT! - Silinən cədvəl nə olar?

Verilənlər bazası pəncərəsindəki böyük X hərfi görünüşündəki simvol, cədvəl, forma, hesabat kimi seçilmiş bir obyektin silinməsini təmin edər. Vasitələr menyusunda, Variantlar maddəsini və bu qutuda nizam/Tap sekmesini basaraq və buradakı Təsdiqlə hissəsində heç olmasa "Sənəd silməyi" maddəsini işarələməsəniz, silinən obyekt, silinmiş olar. Bu yüzlərlə adamın aylarca sürən əməyi ilə hazırlanmış və nədənsə ehtiyatı ol/tapılmayan bir cədvəl ola bilər. Çox vaxt qəzayla silinən obyektlərin iştirak etdiyi verilənlər bazalarının ehtiyatı ol/tapılmaz! Bir təsdiq qutusunda Bəli düyməsini basmaq, belə bir itkinlə qarşı-qarşıya qalmaqdan daha az zəhmətli olsa gərək! Access içində sildiyiniz obyektin geri gəlməyəcəyini unutmayın!

�

Sorğular

�

Məlumatlarınızı cədvəllər halında ortaya çıxartdıqdan sonra, bu məlumatlardan yeni seçmələr etmək, müəyyən bir ölçü idi (meyarı) qarşılaşılan və ya qarşılamayanları seçmək və bənzəri məlumat-əməliyyatlarını sorğu (Query) vasitəsiylə edərsiniz. Bir verilənlər bazası faylı meydana gətirmək üzrə Access i işlətdiyinizdə açılan verilənlər bazası pəncərəsində, sorğu meydana gətirmək üzrə iki əmr kısayolu və ya vasitə görərsiniz. Bunlar;

�

Formalar

Məlumat girmə və ya məlumat-əməliyyat işlərinizi asanlaşdıran vasitələrdir. Forması, verilənlər bazasınızdakı məlumatlara bərabər qutular ehtiva edən bir növ qrafik axtar/ara yüz/üz saya bilərsiniz. Bir verilənlər bazası faylı meydana gətirmək üzrə Access i işlətdiyinizdə açılan verilənlər bazası pəncərəsində, forma meydana gətirmək üzrə iki əmr kısayolu və ya vasitə görərsiniz. Bunlar;

Hesabatlar

Məlumatlarınızın bir baxıma xam siyahı halında qurtarılıb, mənalı düzülər halına gətirilməsinə hesabat çıxartma deyilir. Bir verilənlər bazası faylı meydana gətirmək üzrə Access i işlətdiyinizdə açılan verilənlər bazası pəncərəsində, hesabat meydana gətirmək üzrə iki əmr kısayolu və ya vasitə görərsiniz. Bunlar;

Səhifələr

Məlumat daxilolma/müraciət səhifələri. Access in yeniliklərindən olan səhifələr bundan belə verilənlər bazası fayllarınızın bir parçası olaraq, məlumata bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilənən Veb səhifələri hazırlama imkanı təqdim edir. Bir verilənlər bazası faylı meydana gətirmək üzrə Access i işlətdiyinizdə açılan verilənlər bazası pəncərəsində, məlumat daxilolma/müraciət səhifəsi meydana gətirmək üzrə üç əmr kısayolu və ya vasitə görərsiniz. Bunlar;

Makrolar, modüller

Eynilə söz əməliyyat proqramlarında olduğu kimi, tez-tez təkrar etdiyiniz əməliyyatları, makro və modül halına gətirə bilər və bunları uyğun olan hər hansı bir cədvəl, forma və ya sorğuda istifadə edə bilərsiniz. Makro və modülleri inkişaf etdirmə işi ya avtomatik olaraq Access tərəfindən edilər; ya da siz Visual Basic hücumçu Applications (Tətbiqlər üçün Vizual Basic dili) redaktorunu istifadə edərək özünüz makro və modül meydana gətirə bilərsiniz.